Atualizado em Março de 2023.
Saiba como evitar perda de documentos em sua contabilidade com essas 3 dicas
Perda de documentos causam transtornos em todo escritório. Saiba como evitar no seu!
A perda de documentos é um inconveniente que você precisa fazer todo esforço, que for necessário, para deixá-lo distante do seu escritório.
Sabemos que existem situações nas quais isso pode ser praticamente impossível, mas com as ações certas, podemos reduzir bastante esses momentos.
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Em tal cenário, no artigo que elaboramos trouxemos informações relevantes, que vão ajudar você a entender melhor sobre o que fazer para evitar perda de documentos na sua contabilidade.
Como a perda de documentos pode afetar seus clientes?
Lidar com os documentos de uma empresa deve ser algo realizado com muita seriedade.
São eles que registram a movimentação do negócio, trazendo informações econômicas e financeiras e também ajudam a contar a história e desenvolvimento do estabelecimento.
Nesse aspecto, é importante trazer que a partir deles é que o empreendimento gera seus relatórios, inclusive aqueles que serão usados para calcular impostos e prestar contas junto ao Fisco.
Sendo assim, a perda de documentos pode trazer sérios prejuízos a um empreendimento por vários motivos.
Inicialmente, por exemplo, você poderá não ter o material necessário para comprovar como a apuração de impostos aconteceu.
Quando isso acontece, sua empresa poderá ser severamente penalizada com o pagamento de multas.
Ainda, dependendo dos papéis envolvidos na perda de documentos, comprovar um direito pode ficar mais complicado.
Por exemplo, caso se trate de algum tipo de contrato.
A perda de documentos é um assunto sério e, devido principalmente às complicações que pode trazer ao empreendimento, precisa ser tratada com cuidado, principalmente considerando manter uma postura preventiva.
De que maneira a perda de documentos pode trazer prejuízos ao seu escritório?
Você, que é contador, precisa ter em mente que a perda de documentos não afeta apenas seus clientes.
Na verdade, seu escritório também pode ser seriamente penalizado.
Caso fique identificada a culpa, você poderá, inclusive, ter que indenizar seus clientes por prejuízos sofridos.
Além disso, a perda de documentos, por vezes, passa uma imagem de falta de organização e cuidado.
Não é isso que você deseja para a sua contabilidade, não é mesmo?
O que fazer para evitar a perda de documentos?
A gente sabe que existem situações nas quais prevenir esse tipo de problema pode ser difícil, ou mesmo impossível.
No caso, por exemplo, de desastres naturais, nos quais o escritório é pego de surpresa e vem com alto impacto de destruição, como em enchentes.
Todavia, mesmo em situações como estas, ter uma postura preventiva contribui para minimizar os danos.
Sabendo disso, nas próximas linhas vamos conversar sobre algumas ações que ajudarão você a evitar a perda de documentos na sua contabilidade.
1 – Crie rotinas organizadas
O primeiro passo para lidar corretamente com os documentos da sua contabilidade é ter processos bem definidos e organizados.
Isso significa dizer que é necessário definir, por exemplo:
- O responsável por recepcionar a papelada, quando ela chega ao seu estabelecimento; identificar se tudo veio em ordem, ou seja, se existe algo faltando ou mesmo em más condições (rasgado, rasurado etc, caso positivo é preciso sinalizar a empresa e deixar a ocorrência registrada);
- É importante pontuar como eles serão distribuídos entre os diferentes setores;
- Como os documentos deverão ficar organizados, se em sequência cronológica ou ordem alfabética, dentre outros.
Ter rotinas estruturadas é uma forma eficiente de prevenir a perda de documentos.
2 – Prefira documentos digitais
Lidar com documentos digitais é possível em muitos escritórios.
É importante enfatizar que a certificação digital é uma alternativa que permite que arquivos eletrônicos tenham validade jurídica.
Mesmo assim, perceba que é fundamental ter alguns cuidados.
Fazer backups periódicos, salvar arquivos em nuvens e em lugares diferentes (por exemplo, no servidor, na nuvem e em um HD externo), pode evitar muitas dores de cabeça.
3 – Cuidado com o ambiente onde eles são arquivados
Lembre-se também que é muito importante ter cuidado com o ambiente no qual será guardado.
Exposição à umidade, insetos, poeira, roedores e luz podem contribuir para que ocorra a perda de documentos, ao serem deteriorados.
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Como a gente pode observar, evitar a perda de documentos é uma preocupação que deve ser levada muito a sério em sua contabilidade.
Seguir as dicas que trouxemos ajudará você nessa tarefa e nós, da UneCont, temos a expertise necessária para auxiliar você a lidar com esse assunto com mais tranquilidade.
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